会社として出張の機会を受け入れる4つの方法

公開: 2017-06-17

毎日何百万人ものビジネス旅行者が道路を走っています。 遅かれ早かれ、あなたはそのうちの1人になる可能性があります。 毎年の出張は多いですが、上手くいっていないようです。

出張は、本社での機会の喪失につながることがよくあります。 不思議な場所での睡眠不足による生産性の低下や倦怠感を経験することが多く、多くの幹部が出張にストレスを感じるのは当然のことです。

ただし、出張はすべての企業の成功に不可欠です。 最近の調査によると、出張に1ドル費やすと、最大2.90ドルの利益が得られる可能性があります。

ですから、出張を正しく行うためにあなたの会社を苦しめることが重要です。 これがあなたの次の出張をより良くするのを助けることができる5つの素晴らしい秘訣です。

会社の旅行ポリシーを確立する

あなたの会社が出張を行う方法を改善する簡単な方法は、旅行方針を書くことです。 出張は、多くの企業にとって2番目に大きな管理可能な経費です。 明確な旅行ガイドラインを実装しないと、会社に多大なコストがかかる可能性があります。

旅行ポリ​​シーは、すべての人の出張の不確実性を取り除くことができます。 良い方針は、出張を計画し、承認し、そして説明する方法を説明します。

ポリシーを自動化すると、出張を会社全体の管理企業に統合するのに役立ちます。 会社の他のシステムに統合するソフトウェアツールによって実現される明確な出張ポリシーは、時間とお金を節約し、関係するすべての人の不確実性の多くを取り除くことができます。

出発にホームオフィスの条件を設定する

多くの場合、出張の計画には、実際の旅行の予約とスケジュールの作成が含まれます。 多くのビジネス旅行者(およびマネージャー)が失敗するのは、旅行前、旅行中、および旅行後にホームオフィスで発生しなければならないことを判断することです。

その結果、生産性が失われることが多く、つかの間の機会も逃す可能性があります。 これを軽減するために、企業はスケジュールを注意深く見て、時間を最適化していることを確認する必要があります。

出張期間中にどのような会議と決定を行う必要があるかを決定します。 必要に応じて、出発前にこれらの重要なイベントが発生するようにスケジュールを調整してください。 旅行中に発生しなければならない特定のレポートまたはイベントがある場合は、旅行者が参加できるように、電話または電話会議の時間をスケジュールします。

旅行者の不在時に下されなければならない決定のために必要な場合は権限を委任し、あなたが外出中にこれらの責任を処理する準備ができていることを確認してください。

少しの計画と権限付与により、ビジネス旅行者が不在の間、ホームオフィスを軌道に乗せて進歩させることができます。

外出先であなたと一緒にオフィスに行く

いいえ、もちろん文字通りではありません。 しかし、現在のテクノロジーを活用すれば、モバイルデバイスを使用してビジネスとの接続を維持し、外出中に空港ラウンジ、ホテルの部屋、またはスターバックスをオフィスに変えることができます。

優れたラップトップとモバイルデバイスに投資して、長距離のフライトに閉じ込められているときでも、外出中に可能な限り生産性を高めることができます。 どこにでもWi-Fiがあるとは思わないでください。 インターネットにアクセスできないデッドスポットにいつ終わるのかはわかりません。

代わりに、モバイルデバイスがホットスポットに入る場所ならどこでも向きを変えることができることを確認してください。 優れたバッテリーと電源にも投資して、デバイスの動作寿命を延ばすことができます。 そのラップトップは、そのバッテリーが飛行中に死んだ場合、あなたにとって自重に過ぎません。

あなたの会社はまた、ビジネス旅行者が外出中に効果的なテレビ会議を実施する準備をする必要があります。 これにより、企業全体での理解の共有が強化され、オフィスから離れることによる生産性の低下が最小限に抑えられます。

会社を自動化し、クラウドコンピューティングを活用することで、ビジネス旅行者はホームオフィスを離れている間も生産性を高めることができます。

リーン、ミーン、ファストのパッキング

ビジネス旅行者は、旅行のためにかなりの時間を詰めることができなくなる可能性があります。 また、目的地に到着したときに忘れたアイテムを探す時間がなくなります。

したがって、より良いビジネス旅行者になることで、時間、エネルギー、お金を節約できます。 モバイルデバイスで簡単に更新または変更できるパッキングリストを保管してください。 これはあなたが必需品を持ってくることを忘れないことを確実にするのを助けるでしょう。 出張に必要なすべてのアイテムに快適にフィットする良い荷物に投資してください。 これにより、アイテムが安全に保たれ、梱包と開梱が簡単になります。

また、ミニマリストのビジネス旅行者になりましょう。 できるだけ軽く、できるだけ整理して梱包することを学びます。 移動灯は、旅行の両端でさらに多くの時間を節約します。 トイレタリーキットや衣服などの冗長なアイテムの購入を検討してください。 そうすることで、出張用にスーツケースを常に詰めておくことができます。 これにより、旅行の準備にかかる時間とストレスがゼロになります。 恒久的に梱包されたケースは、1セント硬貨で旅行する準備ができていることも意味します。

別れの考え

出張は、あなたの会社がつかの間の機会を利用するのを助け、長期的にそれをより収益性の高いものにすることができます。

ただし、出張の枠組みを確立しなかったり、出張の準備を怠ったりすると、お金が無駄になり、ストレスが生じ、会社の生産性が低下する可能性があります。

会社の次の出張をより効果的にするには、わかりやすい旅行ポリシーを実装し、旅行の計画、承認、および調整を会社の既存のエンタープライズツールに統合します。 出張前、出張中、出張後の時間を効果的に管理して生産性が失われないようにし、テクノロジーを活用して、出張者がどこにいても会社とのつながりを維持できるようにします。

最後に、出張のたびに慎重に梱包して、どちらの側でも時間を節約し、可能な限り生産性を高めます。

これらのヒントは、簡単なことですが、出張から不確実性を取り除き、各旅行が会社の収益に追加するのに役立ちます。