ビジネスレポートの書き方:12の役立つヒント

公開: 2022-01-12

どの職業でも、ビジネスレポートを作成して提出する必要があります。 これらは、会社にとって最善の行動方針を決定しようとすることから、会社の業績の良し悪しを監視することまで、会社に関連する幅広い主題をカバーするレポートです。 それは単調な仕事のように見えるかもしれませんが、それはあなたの会社の成功にとって重要です。

あなたが少し復習を必要とするベテランの作家であろうと、ビジネスレポートの重要性を知ったばかりの人であろうと、私たちはあなたを助けるためにここにいます! 知るか? たぶん、あなたはあなたのチームや投資家がこれまで読んだ中で最も素晴らしいビジネスの1つを作るための起業家のスキルを持っています。

このステップバイステップガイドは、あなたが始めるのを助けて、あなたがあなたのビジネスライティングに組み込むことができるたくさんのヒントをあなたに提供します。

ビジネスレポートの書き方は次のとおりです。

1.計画を作成します

組織内の専門家のチームがビジネスレポートを読むので、オフィスプロジェクトと同じように精巧で献身的に扱う必要があります。 情報を収集して調査を開始する前に、何を書くかについて計画を立てることが不可欠です。 確かに、あなたはあなたが達成したいことのあなたの心の青写真を持っている必要があります。

この簡単なステップを踏むことで、あなたはあなたが何を書くつもりであるかについて明確な考えを持つでしょう。 そうすることを控えると、あなたはあなたの手に複雑で退屈で長い報告をするでしょう。

2.目的を決定します

次のステップは、ビジネスレポートで目標を決定することです。 その目的は何ですか? 四半期ごとの売上高を経営陣に知らせようとしていますか? それとも、ビジネスインテリジェンスツールと5Gテクノロジーへの投資を正当化しようとしていますか?

すべてのビジネスライティングには、達成したい目標が必要です。 あなたは筆記者のコツを持っていないかもしれませんが、それでもあなたはあなたの目的を達成するために言語の力を使うことができます。

3.オーディエンスを特定します

通常、これらのレポートを使用する場合、誰がレポートを読むかがわかります。 最初の段階では、オーディエンスを特定してから、それらの個人に合わせて全体的な構造を調整する必要があります。

上級管理職であろうとベンチャーキャピタリストであろうと、ビジネスレポートは対象者に基づいて作成する必要があります。

特定の聴衆のために書くときのいくつかの考慮事項は次のとおりです。

  • ジェンダーニュートラルを維持し、人種、性別、文化についての仮定を控えます。
  • これは正式な設定であるため、文章にジョークを追加しないでください。
  • 読者がよく知っている専門用語とキーワードを使用してください。
  • 聴衆について、必要な背景情報の量、あなたに期待する調査の量、あなたから何を学びたいかなどの質問をします。

確かに、誰もが同じというわけではありませんが、これが主に仕事で誰を対象としているのかを認めることで、コンテンツとスタイルの選択を知らせることができます。

4.レポートの種類を選択します

すべてのビジネスレポートが同じというわけではありません。 これは、業界で歯を食いしばっているときの一般的な知識のようには思えないかもしれませんが、最終的には、さまざまな機会に適したフォーマットや特定の対象者向けの特定のテンプレートに出くわすでしょう。

では、考慮すべきタイプはありますか? それらのいくつかを次に示します。

  • 正当化レポート:このレポートは、会社の意思決定者にアイデアを提示します。
  • 調査レポート:組織の問題を浮き彫りにし、特定の行動方針を特定します。
  • コンプライアンスレポート:コンプライアンス情報を統治機関に概説し、ビジネスが規則、規制、および法律を順守していることを示します。
  • 実現可能性レポート:推奨は実行可能ですか? 実現可能性レポートは、提案を調査し、その概念が機能するかどうかを判断します。
  • 調査研究レポート:調査研究レポートは、オフィス内で蔓延している問題または問題の詳細な調査を提示します。
  • 定期レポート:定期レポートは、毎週、毎月、または四半期ごとに、ビジネスのポリシー、手順、または製品を改善するためのツールとして機能します。 この種のレポートは、企業を一貫して監視しているため、優れています。
  • ヤードスティックレポート:特定の状況に対して、いくつの潜在的な解決策がありますか? さらに良いことに、最善の行動方針はどれですか? ヤードスティックレポートは、これらの回答を検討し、最良の代替案を提示することで結論を下します。
  • 状況レポート:業界会議で共有された情報や、コミュニティの危機にビジネスがどのように対応したかなど、特定の状況の概要。

5.社内フォーマットを決定する

すべての企業、特に確立された企業は、ビジネスレポートの形式を持っています。 どうして?

適切なフォーマットを考え出すための最良の方法は、時間をかけて会社のハンドブックを読むか、ビジネスの専門家に選択したフォーマットについて問い合わせることです。

業界全体の通常の形式を使用することで、ビジネスレポートが組織の基準に準拠していることを確認でき、現在よりもさらにプロフェッショナルに見えるようになります。

6.ビジネスレポートテンプレートのドラフト

レポートの作成を開始すると、テンプレートのドラフトを作成するのに役立ちます。このテンプレートは、将来のビジネスドキュメントで再利用できます。 これにより、将来の時間を節約することもできます。

ドラフトに含める必要のある側面は次のとおりです。

  • タイトルページ:レポートのタイトル、作成者の名前、日付。
  • ビジネスサマリー:レポートの重要な調査結果を強調するセクション。 簡潔で、主に長いレポートで使用する必要があります。
  • はじめに:あなたの執筆の目的を知らせ、あなたが達成したことを概説するための声明。
  • 調査結果:アイデア、情報、統計、意見、判断、およびその他の関連データを共有するテキストの主要な本文。 調査結果は、小見出しのある段落に分ける必要があります。
  • 結論:あなたは何を見つけましたか? あなたの推薦は何ですか? あなたは状況を評価していますか? あなたの結論は、レポートの成功にとって重要です。
  • 参考文献:プロジェクトを完了するために使用されたすべてのソースと引用された作品のリスト。
  • 用語集:業界の特性に精通していない他の人にビジネスレポートを拡張する場合は、用語集が適している場合があります。

7.紹介と要約を書く

これについては上記で簡単に説明しましたが、レポートの概要を書くことは、その目的に対応し、トピックに関する背景情報を提供し、主要な議論を定義および要約するため、重要な追加です。

次はまとめです。 要約は、基本的にレポートの要点を要約したものです。 レポート全体でまとめたすべての情報を参照できるように、常に最後に書く必要があります。

要約がレポートに適しているかどうかを判断することも賢明です。 本質的に、要約は、より大きな一連の作業を説明する短いが強力なステートメントであり、レポートへの重要な追加になる可能性があります。

8.目次を作成します

正式なビジネスライティングでは、目次は読者が長くて複雑な作業をナビゲートするのに役立ちます。 通常、タイトルページの直後に表示されます。

目次には、レポートのセクション見出しとそのページが記載されている必要があります。 一貫性を確保し、リストのページ番号が正しいことを確認するために、これを最後に書き込むために残しておきます。

9.インフォグラフィックとビジュアルを挿入します

言葉でいっぱいの100ページのビジネスレポートを読んでいると想像してみてください。 最も熱心な業界のベテランでさえ、レポート全体がユーモラスな洞察に満ちていなければ、これは単調で乾燥していると感じるでしょう。 しかし、あなたのコメディはあなたのビジネスの執筆に含まれるべきではありません。

したがって、次善の策は、重要なデータや推奨事項の視覚的な補助として機能するインフォグラフィックを挿入することです。 ほとんどの専門家は、カラフルなグラフやチャートが通常、ビジュアルの頼りになる情報源であることに同意します。

10.ビジネスレポートを校正します

ビジネスレポートを校正するのに少し時間がかかりましたか? 100ページの最高傑作につづりの間違いや文法上の誤りが散らばってほしくないので、これは不可欠です。 それはあなたにとってひどい見た目になるでしょう。

したがって、時間をかけて徹底的な校正を行い、次のヒントをレポートに組み込むことを検討してください。

  • 言葉の多い文章、俗語、5ドルの用語は避けてください(以下を参照)。
  • 関連する業界用語と専門用語を使用しますが、これらの流行語を使いすぎないようにしてください。
  • ビジネスレポートには、アクティブライティングではなくパッシブライティングを選択してください。
  • 同僚に最終的なドキュメントを確認するように依頼します。
  • Grammarlyでチェックを実行します。

編集と校正を楽しんでいるのは誰ですか? このレポートの作成に過去数日間を費やした後、最後に実行したいのは、書き込みエラーを検索するために数十ページをくまなく調べることです。 とは言うものの、レポートが素晴らしく洗練されていることを確認するために、余分な努力を払う価値があります。

11.簡潔な言葉を使う

ビジネスライティングはアカデミックライティングとは異なります。 前者は「時は金なり」の原則に依存し、後者はポイントの最小値を拡大することに重点を置いています。

ビジネスライティングでは、できるだけ早く核心に迫る必要があります。 レポート全体に正式な言葉と正確な用語を組​​み込む必要がありますが、それでも、退屈にならないようにする必要があります。

同時に、あなたは常にあなた自身の基準に従わなければならないことに注意する必要があります。 ですから、もしあなたのオフィスがアカデミック・ライティングの要素に固執することを好むなら、それはあなたがしなければならないことです。

12.レポートをパッケージ化します

最後に、徹底的に調査され、よく書かれたビジネスレポートのためにできる最善のことは、このチェリーを上に置くことです。洗練されたパッケージです。 見栄えの良いフォルダーに挿入したり、バインダーでレポートを整理したり、天才を上質紙に印刷したりするよりも、チームやクライアントに完全な文章を提示するためのより良い方法はありますか? あなたはできるだけシャープに見えることを望みます、そしてあなたがあなたのレポートをどのようにパッケージ化することを選ぶかはあなたとあなたの会社を前向きなスポットライトに置くでしょう。

これらのドキュメントを作成するときは、ほとんどの場合、単独で作業することを忘れないでください。起業家精神を活用し、知恵に頼る必要があります。

あなたの民間企業では、ビジネスレポートは不要なタスクですか? それらを執筆している人々にとって、それはあまりにも多くの時間、エネルギー、およびリソースを費やす疲れ果てた努力のように思えるかもしれません。 しかし、この狂気には方法があります。

ビジネスレポートの全体的なポイントは、特定の企業の意思決定の正当性を見つけること、または市場のセグメントで競争するための最良の方法を学ぶことです。 これらのドキュメントは、あなたの考え、事実、発見を巨大なレポートにまとめることを目的としています。 カクテルナプキンにランダムな結果を書き留めて、それを上司、クライアント、または株主に提示しただけでは、うまくいきません。

ですから、ビジネスレポートに誇りを持って、トルストイをエミュレートしようとしないでください。できれば楽しんでください。

ビジネスレポートを作成するプロセスを簡単にする他のヒントはありますか? 以下のコメントセクションでそれらを共有してください!