受信トレイを縮小して生産性を向上させる

公開: 2022-01-28

生産性に関しては、ほとんどの従業員が日中に行う最も時間のかかる活動の1つは、電子メールをチェックして返信することです。 仕事をする上で必要な悪ですが、不必要な時間の浪費も含まれている可能性があります。 つまり、可能な場合は登録を解除し、残りの部分に適切なフィルターを適用して、バランスを保つのに役立てます。 受信トレイの獣を飼いならし、重要なメッセージを最小限に抑えるいくつかの方法があります。

フィルタについて考慮すべき点

フィルタリングする電子メールを決定する前に、電子メールプログラムとアクセス方法を確認して、以下を決定する必要があります。

  • メールをフィルタリングして新しいメッセージを作成したフォルダを簡単に確認できますか?
  • オフィスの外にあるモバイルデバイスまたはWebアプリケーションで電子メールをフィルタリングしたフォルダーにアクセスできますか?
  • 1つのメールに複数のフィルター/ラベルを適用できますか?
  • フィルタ/ラベルを電子メールに適用し、後でアーカイブを高速化するためにそれらを受信トレイにルーティングすることはできますか?

たとえば、頻繁に旅行し、携帯電話の受信トレイのサブフォルダにアクセスできない場合は、サブフォルダにアクセスできる人ほどフィルタリングしたくない場合があります。 フィルタリングするすべての電子メールについて回答するもう1つの重要な質問は、次のとおりです。

  • このメールにはすぐに返信する必要がありますか?
  • これらのフィルタリングされた電子メールを1日、1週間など以上読むことを怠った場合、日付に敏感な資料を見逃しますか?

たとえば、あなたが事務用品の購入者であり、上司があなたを厳しい予算にとどめている場合、ベンダーの1つが1日セールを行っているときに見逃したくないかもしれません。

上記の質問に答えたら、メールをフィルタリングするかどうかを決定する準備が整います。 以下は、フィルタリングを検討できるさまざまなメールです。

ニュースレターとメーリングリスト

おそらく、受信トレイの混乱の最大の原因の1つは、ニュースレターやその他のメーリングリストです。 これらは、ビジネス製品やソフトウェアの購入または登録、プロの会員サイトへのサインアップ、電子書籍やアプリケーションなどの無料リソースのダウンロード、ブログやその他のソースを通じて最新の業界ニュースに追いつくことを試みた結果として蓄積し始めます。

受信トレイにニュースレターが多すぎる場合に発生する2つの問題があります。 1つ目は、他の多くのメッセージに囲まれていると、あなたを待っている重要なメッセージを見つけるのが難しくなることです。 一握りの干し草を置いている針を見つけるのは、それを覆っている床に置いている針に比べて簡単です。2つ目は、良いワークフローの真っ只中にいるかもしれませんが、ニュースレターの見出しに気を取られて自分自身を見つけるでしょう。あなたがそれを読むのをやめて、それからそれに付随する関連リンクをクリックしたので、仕事で30分遅れました。

では、ニュースレターが生産性を損なうのをどのように阻止しますか? まず、実際にそれらを読んで、それらから貴重な情報を得る頻度を検討します。 ニュースレターを見て、最近行っているのはそれらを削除するか、さらに悪いことに、それらを無視して受信トレイに積み上げることだけであることに気付いた場合は、おそらくそれらの購読を解除するときです。 ニュースレターの上部または下部にある購読解除リンクまたは設定を編集するためのリンクを探すだけです。

あなたが彼らから良い情報を得るが、彼らにあなたの一日の仕事の邪魔をさせないようにする必要があるなら、次善の策はニュースレター、購読、メーリングリストなどのためにあなたの受信箱のフォルダにそれらをフィルタリングすることです。 電子メールプログラムでサブフォルダーを失う可能性がある場合は、一般的なニュースレターフォルダーだけでなく、サブフォルダー内の特定の製品やトピックなどに固有のニュースレターをフィルター処理します。 このように、リスト内のサブフォルダーを確認することで、新しいメッセージがあるかどうかを簡単に確認できますが、受信トレイが乱雑になることはありません。

重要でない仕事用メール

あなたの仕事は、毎週のステータスの更新、ニュース、またはその他の転送を定期的に送信しますか?これらは追いつくのに適していますが、必ずしも緊急または応答が必要なわけではありませんか? 件名に「TheWeeklyUpdate」や「​​SalesStatsfor the Week of」などの一般的なフレーズが含まれている場合は、それらのフレーズを使用して、オフィスの更新用の新しいフィルターを受信トレイに作成します。

プロジェクト管理ソフトウェアからの自動更新

重要な分野に分類されることもありますが、そうでないことも多いもう1つの電子メールは、オフィスのプロジェクト管理ソフトウェアからの自動更新です。 新しいプロジェクトや他の方法で作業しているプロジェクトの変更(1日を通してアクセスするプロジェクト管理ソフトウェアのメインダッシュボードなど)について警告を受けた場合、そのソフトウェアからのすべての電子メールがポップアップする必要はないかもしれません。受信トレイ。 その場合は、一般的な件名のフレーズか、projects @ yourcompany.comのような特定のメールアドレスでフィルタリングしてください。

クライアントの電子メール

クライアントからの電子メールをフィルタリングすることは難しい電話になる可能性があります。 クライアントにできるだけ早く応答する必要がある場合は、クライアントを受信トレイに入れたままにしておくことをお勧めします。 ただし、「チャット」したりステータスレポートを送信したりすることが時々あるクライアントなど、クライアントの電子メールへの応答が優先タスクではない場合は、適切なクライアントフォルダにフィルタリングすることで、アラートを自動的に表示する必要がなくなります。 それらのクライアントフォルダに注意してください。そうすれば、重要なことが起こったときにそれを見逃すことはありません。

フィルタをシンプルに保つためのもう1つのヒント:特定のクライアントからのすべての電子メールをフィルタリングする場合は、電子メールプログラムのフィルタで、joe @ company.comではなく@ company.comと入力するだけで、すべての電子メールをフィルタリングできるかどうかを確認してください。 1つのフィルター設定を使用して、特定のクライアントドメインから1つのフォルダーに移動します。 もちろん、他の人よりもすぐに読みたい電子メールを持っている人がいる場合は、特定の電子メールアドレスのフィルタリングに固執することをお勧めします。

個人の電子メール

最後になりましたが、そもそも会社の受信トレイに入れてはいけない個人的なメールです。 ジョークを転送したい友人や、定期的に夕食の内容を尋ねるのが好きな家族は、受信トレイがすっきりするように、自動的に個人用フォルダに移動できます。

フィルタリングできないメール

フィルタリング可能な電子メールをどうするかがわかったので、フィルタリングできない電子メールについてはどうでしょうか。 答えは簡単です–彼らに返信してください。 ほとんどの電子メールは、「はい」または「いいえ」で答える前に詳細情報を必要とするものを除いて、単純な「はい」または「いいえ」で答えることができます。 毎日、メールに目を通し、できるだけ多くのメールに返信してから、適切なフォルダにアーカイブしてください。 これにより、翌日に処理するメールが少なくなります。

結果

役に立たないメールの購読を解除し、できるだけ多くのメールをフィルタリングすると、数時間後に受信トレイがオーバーフローしたり、毎日の初めに意欲を失ったりすることがなくなります。 受信トレイの電子メールにもフィルターを適用して、今日そこにあるものをクリーンアップして、きれいな状態から始めることができるようにしてください。

職場で受信トレイをどのように管理しますか? コメントでフィルタリングのヒントを共有してください!

著者について

Kristi Hinesは、フリーランスのライター、ブロガー、ソーシャルメディアの愛好家です。 彼女のブログKikolaniは、ソーシャルネットワーキング戦略やブログのヒントなど、ブログのマーケティングに焦点を当てています。