記録の保持はあなたが思っているよりも簡単です

公開: 2022-01-28

他のリクルーターがデータをクリーンアップして機能的なCRMを作成している間、他の人が収集したがプロファイルに追加していない情報を追跡し、検索可能なフィールドを作成しようとして、Excelで作業していますか? 記録を保持する簡単な方法が本当にあります。

会社の人事部門が組織されていない場合、組織の他の部分にどのような希望がありますか? RecruiterboxのようなATS企業は、求人、候補者、さらには連絡先情報を介してHR部門を編成するためのユーザーフレンドリーなシステムを提供しています。 以下は、システムのステップバイステップガイドです。これは、無料および低コストのATSソリューションで記録管理がいかに簡単であるかを示すために提供されています。

ダッシュボードから始めて、採用担当者には、管理しているすべての求人のリストが表示されます。 ファイルフォルダを開いて、複数の人の手書きでそれらの惨めな小さなタブをすべて見ようとするのではなく、アーカイブされた現在の処理位置を簡単に表示できます。

これがあなたに伝えること:あなたのソリューションは、ATS、HRIS、CRMのいずれであっても、多くの消費者向けソリューションと同じくらい簡単にナビゲートできるダッシュボードオプションを提供する必要があります。 組織が成長するにつれて、記録の保持は指数関数的に困難になる可能性があるため、これがベンダーに要求する機能であることを確認してください。

シンプルなレイアウトにより、リクルーターは(ご想像のとおり)「新規オープニング」ボタンをクリックするだけで新規オープニングを開始できます。 「新規オープン」プロセスが開始されると、採用担当者はまったく新しいリストを作成するか、以前に作成したリストのテンプレートから作業することができます。 また、求人情報は、システムからソーシャルネットワーク間で共有できます。

これがあなたに伝えること:物事を実現するためにクリック数を減らすことに依存する製品を探してください。 古い学校のネスティングシステムを扱っている場合は、データの入力とクリーンアップを強制されない場合があります。 これはあなたのHRキャリアの最初は重要ではないかもしれませんが、あなたの会社とあなたのHRチームが成長するにつれて、それは最優先事項になるでしょう。 クリック数が少ない=より良い。

「候補者」セクションは、魔法が起こる場所です。 これらの候補について収集したデータの詳細はすべて、クリックするだけで、読みやすく、アクセスしやすいレコードになります。 多くのシステム(私たちを含む)は、候補者の電子メールと電話番号を選び出し、それらを検索可能なフィールドに配置します。 これらの候補の詳細の1つが変更された場合、それらを修正するのは非常に簡単です。 候補者の電子メールを送信し、内部メモをすべてシステム内に保持することもできます。

これがあなたに伝えること:バックエンドのコラボレーション機能に注意を払ってください。 デモが検索対象の何百ものレコードでいっぱいになることはめったにないため、実際には実装後にカスタマイズの余地がない場合でも、デモは合理化され機能しているように見えます。 デモでメモを取ることについて質問し、懸念事項の1つが優れた記録を保持することである場合は、それらのメモ、電子メール、およびリストがダッシュボードから検索可能かどうかを尋ねます。

プロファイルが作成されると、採用担当者はプロンプトに従ってフィールドに詳細を入力でき、メモを入れる余地が十分にあります。 ここでの利点は、採用担当者が情報の入力を求められたときに、見落とされたり忘れられたりすることがないようにすることです。メモセクションでは、必ずしもデフォルトフィールドに属していないカスタマイズされた情報を使用できます。 結局のところ、そこにない情報を検索することはできません。

これがあなたに伝えること:記録管理システムは未来を予測することはできませんが、賢明な企業は、カスタマイズ可能なフィールドを作成し、組織内でカスタムワークフローを可能にすることによって、その準備をする方法を見つけています。 ソーシャルリクルートのために隔月で新しいネットワークが出現しているように見えることを覚えておいてください。あなたのシステムでは、現在レーダーに載っていないかもしれない情報を入力することができますか? そうでない場合は、そうするものを見つけてください。 (必要に応じてヒントを提供できます。)

ファイルを渡す代わりに、すべてが無傷で更新されたままであることを期待して、採用担当者は単に同僚を招待してシステム内のポジションを埋めるのを手伝うことができます。 この機能を使用すると、情報や割り当てを簡単に共有できます。 採用担当者は、採用全体を誰かに割り当てる必要はありません。特定のマイクロタスクを各同僚に送信できます。

さらに、全員が同じページにいるように、各採用の操作の順序にデフォルトが設定されていますが、これらの手順をカスタマイズして、よりカスタマイズされた採用エクスペリエンスを実現できます。 これは、各候補者の採用プロセスに関与するすべての人に反映されます。

これがあなたに言うこと:あなたは今日最初に採用する人かもしれませんが、明日、あなたはあなたと一緒に働くチームを持っているかもしれません。 一般的なワークフローをカスタマイズ可能なタスクまたは単純に実用的なタスクに分割するシステムにより、採用マネージャーも含めて全員が責任を負い、問題や不十分な記録管理スキルを明確に特定して修正することができます。 今後HRTechを購入する際は、記録管理システムでこの説明責任の安全ラッチを探してください。

アプリケーションフォームも非常に簡単に作成できます。 Recruiterboxが申請フォームを作成するとき、採用担当者はチェックボックスを使用して、オプションフィールドと必須フィールドの両方として含めるものを正確に選択できます。 採用担当者は、独自に調整した質問をフォームに追加することもできます。 Recruiterboxを使用すると、採用担当者は多くのソースからの申請を受け入れ、チームと共有できます。 これらのアプリケーションは、各同僚の一意のRecruiterbox電子メールにアクセスして、レビューおよびコメントすることができます。

これがあなたに伝えること:記録を保持するが候補者の経験を無視するシステムは、長い間あなたの武器の一部にはなりません。 バックエンドでは元の状態であるが、申請者が使用するのが難しい場合は、役に立たない可能性があります。 したがって、求職者が自分の情報(または自動的に解析されて検索可能な履歴書)を簡単に入力できるシステムを選択してください。

[やること]タブでは、面接を設定したり、自分や同僚のタスクを作成したりできます。 そして(ドラムロールをお願いします)これらのやることはあなたのオンラインカレンダーと同期させることができます。 この情報は同僚が自由に共有および追加できるため、情報または候補者のステータスが変更または更新されたときにアラートが送信されます。

これがあなたに伝えること:あなたの記録管理システムは、会社全体でスケーラブルで使用可能でなければなりません。 HRだけが採用に発言権を持っていた時代は終わり、中小企業では、誰もが複数の帽子をかぶらなければなりません。 同僚がシステムの使用が難しい、またはナビゲートすることが不可能であると感じた場合、優れた記録を保持するために必要なデータを同僚が入力する方法はありません。

今日のリクルーターが利用できるデータが多すぎるため、すべてをフォルダー、スプレッドシート、または今日のリクルーターのニーズに合わせて設計されていないシステムに保存することはできません。 これらのシステムが今日および明日何をする必要があるかを知ることは、成長する企業の目標を満たすシステムを見つけるのに役立ちます。

写真提供者:photopincc経由のmacwagen